Informativa Privacy

Version: 1.1
Ultimo aggiornamento: 14 marzo 2026

 

Quadro sintetico dei principali trattamenti

Categoria	Esempi	Dove trattati
Account e ruoli	email, user ID, ruolo, lingua, tipologia account, stato piano	server + app
Sicurezza e device	Device ID, sessioni tecniche, log, token push	server + app
Calendari e appartamenti	apartment_id, nome unità, link ICS, metadati eventi	server + app
Messaggi automatici	testi, canali, destinatari, schedule, nextSendAt, log, retry	server
Dati guest e note	numero ospiti, nome, telefono, note e istruzioni	prevalentemente app; server quando necessario per sync, delivery o team sharing

 

1. Titolare del trattamento e contatti

Il titolare del trattamento è HBM software, con sede in Via Marcello Malpighi 8, 20129 Milano. Per richieste relative alla privacy è possibile scrivere a privacy@domusync.com o info@domusync.com.

Questa informativa descrive il trattamento dei dati personali effettuato nell’ambito dell’app Domusync e dei servizi tecnici collegati.

2. A chi si riferisce l’informativa

L’informativa riguarda gli utenti registrati di Domusync, inclusi l’Host titolare dell’account principale e gli Utenti invitati autorizzati a operare tramite l’Account Host. Nei limiti tecnicamente necessari, l’informativa riguarda anche i dati di terzi che gli utenti inseriscono, condividono o sincronizzano tramite l’app.

Domusync è progettata per supportare un modello con Account Host e accessi invitati, con ruoli, permessi e visibilità differenziati in base alla configurazione dell’Host e alle funzionalità abilitate.

3. Quali dati trattiamo

Per erogare il servizio possiamo trattare diverse categorie di dati, che variano in base alle funzionalità utilizzate, al ruolo dell’utente e alle integrazioni attivate.

• Dati account e profilo: e-mail, user ID, ruolo utente, tipologia di account (Host o Utente invitato), lingua, impostazioni di sincronizzazione, impostazioni di backup, relazioni con l’Account Host, limiti di piano, stato del piano e stato dell’abbonamento.

• Dati tecnici di dispositivo e sicurezza: device ID, identificativi di sessione, token tecnici, stato del dispositivo autorizzato, dati di log, indirizzo IP, data e ora delle richieste, informazioni di errore e metadati di sicurezza.

• Dati di notifica e comunicazione: token push del dispositivo, preferenze di ricezione, lingua e fuso orario del dispositivo, nonché dati necessari per inviare notifiche push, banner, email o altri promemoria configurati dall’utente.

• Dati di configurazione appartamenti e calendario: appartamento ID, nome o identificativo dell’appartamento, link ICS, parametri di configurazione del calendario, regole di sincronizzazione e metadati degli eventi.

• Dati di team e condivisione: dati identificativi degli utenti collegati agli appartamenti, ruoli condivisi, associazioni tra appartamenti e membri del team, relazioni tra Host e Utenti invitati, destinatari dei promemoria automatici e relative impostazioni.

• Dati relativi a promemoria e messaggi automatici: tipo di messaggio, testo, destinatario, telefono o email del destinatario, schedule di invio, nextSendAt, log di esito, dati di riprova e informazioni strettamente necessarie alla gestione dell’automazione.

• Dati guest e note operative: dati inseriti manualmente dall’utente o derivanti dai feed sincronizzati, come numero ospiti, nome ospite, telefono, note operative, note per host o team, informazioni di accesso o altre istruzioni, nei limiti delle funzionalità effettivamente utilizzate.

4. Dati che restano locali e dati che possono transitare o essere trattati lato server

In molti casi Domusync è progettata per mantenere sul dispositivo dell’utente una parte rilevante dei dati operativi e delle informazioni guest inserite manualmente.

Tuttavia, quando l’utente utilizza funzionalità di sincronizzazione, condivisione, messaggistica, promemoria, fan-out, ACK, riprova, backup, ripristino o automazioni, alcune informazioni operative possono transitare dal server o essere ivi trattate, anche temporaneamente, nella misura strettamente necessaria a sincronizzare i dispositivi autorizzati, distribuire i dati tra Host e Utenti invitati autorizzati, consegnare aggiornamenti, inviare promemoria, registrare esiti e garantire la sicurezza tecnica del servizio.

I dati guest eventualmente presenti nei feed ICS dei portali o di altri servizi terzi vengono trattati dal server nella misura in cui sono contenuti nel feed e risultano necessari alla sincronizzazione del calendario, alla corretta distribuzione dei dati agli utenti autorizzati e alla continuità operativa del servizio.

5. Finalità del trattamento e base giuridica

• Fornire il servizio, creare e gestire l’account, associare il dispositivo autorizzato, consentire login, ripristino, single-device e continuità operativa: base giuridica esecuzione del contratto o di misure precontrattuali.

• Gestire l’attivazione del piano Host, eventuali periodi di prova, gli accessi invitati e la configurazione dei ruoli e delle autorizzazioni: base giuridica esecuzione del contratto o di misure precontrattuali.

• Sincronizzare calendari, eventi, stati, note, promemoria e aggiornamenti tra dispositivi autorizzati e membri del team: base giuridica esecuzione del contratto.

• Inviare notifiche push, banner, e-mail o altri messaggi automatici richiesti dall’utente o previsti dalle funzionalità attivate: base giuridica esecuzione del contratto e istruzioni dell’utente nell’uso del servizio.

• Monitorare sicurezza, prevenire abusi, gestire incidenti, log tecnici, errori, audit e difesa del servizio: base giuridica legittimo interesse del titolare alla sicurezza, integrità e continuità del servizio.

• Adempiere a obblighi di legge, richieste dell’autorità o esigenze di tutela giudiziaria: base giuridica obbligo legale o legittimo interesse, a seconda dei casi.

I codici PIN di verifica eventualmente generati per registrazione, ripristino o procedure analoghe sono trattati per il tempo strettamente necessario alla verifica e, ove previsto tecnicamente, memorizzati in forma hash o comunque con misure adeguate di sicurezza.

Le password o codici scelti dall’utente per l’uso locale dell’app, se presenti nelle funzionalità dell’applicazione, restano sul dispositivo e non vengono memorizzati in chiaro sui nostri server.

Il servizio può inoltre trattare identificativi tecnici di sessione, token e altri metadati di autenticazione necessari al funzionamento del sistema e alla protezione dell’account.

7. Modalità del trattamento e sicurezza

Il trattamento avviene con strumenti elettronici e logiche organizzative coerenti con le finalità sopra indicate.

Adottiamo misure tecniche e organizzative adeguate per ridurre il rischio di accessi non autorizzati, perdita, uso illecito, alterazione o distruzione dei dati, incluse comunicazioni cifrate, controlli di accesso, log di sicurezza, segregazione dei ruoli e misure di protezione dei database e dei backup.

I link ICS possono essere memorizzati in forma cifrata; i log e i dati tecnici sono trattati in ambienti protetti in misura proporzionata alle esigenze di sicurezza e continuità del servizio.

8. Destinatari e categorie di soggetti che possono trattare i dati

I dati possono essere trattati da personale autorizzato del titolare e da fornitori tecnici che supportano il servizio, quali provider di hosting, database, storage, backup, notifiche push, e-mail transazionali, servizi di comunicazione, servizi cloud e assistenza infrastrutturale.

I dati possono inoltre essere comunicati, nei limiti necessari, all’Host titolare dell’account, agli Utenti invitati autorizzati dall’Host o configurati come destinatari nelle logiche di team sharing, note, promemoria o automazioni, in base ai permessi e alle configurazioni del servizio.

Qualora alcuni fornitori siano stabiliti fuori dallo Spazio Economico Europeo, eventuali trasferimenti avverranno nel rispetto della normativa applicabile e mediante gli strumenti di garanzia previsti dal GDPR.

9. Conservazione dei dati

• I dati account, configurazioni, appartamenti, relazioni di team e impostazioni sono conservati per il tempo di utilizzo del servizio e successivamente per il tempo strettamente necessario a gestire chiusura, contestazioni, sicurezza, backup e adempimenti di legge.

• I log tecnici e di sicurezza sono conservati per un periodo limitato e proporzionato alle finalità di diagnostica, sicurezza e prevenzione abusi; in via ordinaria possono essere mantenuti per circa 30–90 giorni, salvo necessità ulteriori in caso di incidenti o richieste dell’autorità.

• I dati relativi a promemoria automatici, log di invio, retry e metadati operativi sono conservati per il tempo necessario a eseguire il servizio, dimostrare l’esito tecnico delle attività, gestire anomalie e tutelare il titolare in caso di contestazioni.

• I backup sono conservati secondo i normali cicli di rotazione e per il tempo strettamente necessario al ripristino o alla continuità operativa.

• Se un periodo di prova non viene convertito in piano attivo, i dati possono essere cancellati, anonimizzati o resi non più accessibili nei sistemi attivi entro tempi ragionevoli, fermo restando quanto necessario per sicurezza, contestazioni, backup e obblighi di legge.

10. Diritti dell’interessato

• L’utente può esercitare i diritti previsti dal GDPR, inclusi accesso, rettifica, cancellazione, limitazione del trattamento, opposizione nei casi previsti dalla legge e portabilità dei dati.

• L’interessato ha inoltre diritto di proporre reclamo al Garante per la protezione dei dati personali, se ritiene che il trattamento violi la normativa applicabile.

• Per esercitare i propri diritti o chiedere chiarimenti è possibile scrivere a privacy@domusync.com. Potranno essere richieste informazioni aggiuntive per verificare l’identità del richiedente.

11. Dati di terzi inseriti dagli utenti

Se l’utente inserisce nell’app dati relativi a ospiti, collaboratori, Utenti invitati o altri terzi, resta responsabile di avere una base giuridica idonea e di avere fornito le eventuali informative richieste dalla normativa.

Quando l’Host abilita accessi invitati o condivide dati di team, il titolare tratta tali dati nei limiti in cui ciò sia tecnicamente necessario all’erogazione del servizio richiesto e alla corretta distribuzione delle informazioni agli utenti autorizzati.

12. Minori e aggiornamenti dell’informativa

L’app non è destinata a minori e la registrazione è riservata a soggetti maggiorenni o comunque legittimati a utilizzare il servizio per conto di un’organizzazione, attività o Account Host.

La presente informativa può essere aggiornata nel tempo. La versione più recente sarà resa disponibile nell’app o nel sito del servizio, con indicazione della data di aggiornamento.